Onko virkistyspäivä virkistävä – myös hänelle, joka järjestää?
Virkistyspäivien tarkoitus on tarjota hengähdystauko arjen kiireestä ja mahdollisuus nauttia yhteisestä ajasta työkavereiden kanssa. Mutta mitä tapahtuu, kun olet se, joka vastaa järjestelyistä?
Helposti kuvitellaan, että virkistyspäivän järjestäminen hoituu siinä sivussa, muiden työtehtävien ohella. Tai kahvitauolla! Todellisuudessa näin ei usein ole.
Tarjouspyynnöt, useiden toimijoiden kontaktointi, aikataulujen sumpliminen, tarjousten vertailu, budjetin hallinta, muutokset, erityistoiveet, kokonaisuuden hallinta, yhteydenpito, mielipiteiden kysyminen ja kuunteleminen, tilat, paikat, kuljetukset, siirtymät, varusteet. Jne. jne.
Yhtäkkiä ”siinä sivussa” muuttuu kokopäivätyöksi. Pahimmillaan vastuuhenkilö hoitaa järjestelyjä vapaa-ajallaan, koska työaika ei riitä kaiken muun ohella.
Aika kaukana virkistävästä!
Mitä enemmän osallistujia, sitä enemmän on yleensä myös mielipiteitä ja toiveita. Ja enemmän painetta vastuuhenkilölle.
Mitä saavutat ulkoistamisella?
Virkistyspäivän organisoinnin ulkoistaminen mahdollistaa, että myös vastuuhenkilö voi osallistuja ja nauttia päivästä muiden mukana.
Ulkopuolinen tapahtumajärjestäjä on se, joka stressaa ja sumplii aikataulut, viimehetken muutokset tai kaikille sopivan ruokatarjoilun – ei yksi osallistujista.
Esimerkiksi me Tapahtumatehdas Vakavassa tunnemme oman toiminta-alueemme, eli Karkkilan ja Högforsin ruukin eri toimijat ja mahdollisuudet. Voimme tarjota ratkaisuja ja vaihtoehtoja, joita toiselta paikkakunnalta tuleva ei välttämättä tiedä kysyä tai ei googlaamalla löydä.
Ulkoistamalla virkistyspäivän järjestämisen siis:
- Vähennät vastuuhenkilön stressiä ja annat hänenkin nauttia päivästä.
- Säästät vastuuhenkilön työaikaa tärkeämpiin työtehtäviin.
- Laajennat vaihtoehtojasi, kun luotat paikalliseen organisoijaan.
- Saat kokonaisuuden, valmiin paketin yhden luukun taktiikalla.
Tutustu Högforsin ruukkialueeseen täällä.