Mitä henkilöstötapahtuma maksaa?

Tarkastellaanpa henkilöstötapahtumia, kuten virkistyspäiviä taloudellisesta näkökulmasta.

Kun koko henkilökunta on poissa työpaikalta henkilöstötapahtuman vuoksi, yritys menettää työpanoksen, joka muuten käytettäisiin päivittäisten tehtävien hoitamiseen. Tämä voi tuntua erityisen kalliilta organisaatioissa, joissa toiminnan on oltava keskeytyksetöntä.

Esimerkiksi palvelualan yrityksessä virkistyspäivä voi tarkoittaa menetettyjä myyntipäiviä tai lisääntyneitä kustannuksia vuokratyövoiman käytöstä. Toisaalta toimisto- ja asiantuntijatyössä kustannus voi ilmetä projektien etenemisen hidastumisena.

Henkilöstötapahtuman kustannus ei siis ole pelkkä tapahtuman hinta.

Miten löytää kustannusten ja hyötyjen tasapaino?

Virkistyspäivä on kustannus, mutta se on myös tärkeä investointi henkilöstön hyvinvointiin ja sitoutumiseen. Kohtuullisella budjetilla, huolellisella suunnittelulla ja tavoitteiden määrittelyllä voidaan varmistaa, että tapahtuma maksaa itsensä takaisin.

Henkilöstötapahtuma voi olla kilpailuetu yritykselle, joka suhtautuu virkistyspäiviin strategisesti. Henkilöstön hyvinvoinnista huolehtiminen parantaa tuottavuutta ja tukee sitä kautta liiketoiminnan pitkäaikaista menestystä.

Työuupumus ja siihen liittyvät sairauspoissaolot voivat maksaa yritykselle huomattavia summia. Virkistyspäivä voi toimia ennaltaehkäisevänä toimenpiteenä, joka tukee työntekijöiden jaksamista.

Henkilöstötapahtumalla voidaan parantaa työntekijöiden sitoutumista yritykseen. Sitoutuneet työntekijät pysyvät yrityksen palveluksessa pidempään. Työntekijän vaihtaminen voi olla iso kustannus, kun lasketaan mukaan rekrytointi- ja perehdytyskulut.

Kuuntele työntekijöitäsi, ja mieti mitä konkreettisia tavoitteita asetat tapahtumalle. Älä järjestä ”jotain vaan, koska on pakko”, vaan järjestä jotain, joka oikeasti edistää yrityksesi asiaa.

Mikä on sopiva budjetti henkilöstötapahtumalle?

Kohtuullinen budjetti riippuu yrityksen ja osallistuvan porukan koosta, taloudellisesta tilanteesta ja tapahtuman tavoitteista.

Ison porukan euromääräinen budjetti henkilöä kohden voi olla pienempi, koska kiinteät kustannukset jakautuvat laajemmalle. Esimerkiksi tilavuokra tai jonkin aktiviteetin hinta saattaa olla sama riippumatta siitä, onko osallistujia kymmenen vai 30.

Pienemmissä ryhmissä kustannukset henkilöä kohden nousevat usein suhteessa korkeammiksi.

Jos yrityksessäsi on tapana järjestää joka osastolle oma henkilöstötapahtuma, voisitteko harkita eri osastojen tapahtumien yhdistämistä, jolloin kustannus osallistujaa kohden voi olla pienempi? Tai vastaavasti voitte saada samalla rahalla enemmän.

Suuntaa antava minimibudjetti Tapahtumatehdas Vakavan järjestämään henkilöstötapahtumaan voisi olla 75€/hlö + alv., kun osallistujia on vähintään kymmenen. Tähän esimerkkibudjettiin tällä osallistujamäärällä voi sisältyä esimerkiksi ruokailu ja yksi aktiviteetti.

Ota yhteyttä, kerro minkälaisia tavoitteita haluat asettaa henkilöstötapahtumalle. Katsotaan, mitä voimme järjestää tavoitteidesi edistämiseksi.